1 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Саратовской области «Балаковский промышленно – транспортный техникум им.Н.В. Грибанова» СОГЛАСОВАНО Председатель профкома ГАПОУ СО «БПТТ им.Н.В. Грибанова» ____________ Т.П. Тягунова «___» ____________2022 г. УТВЕРЖДАЮ Директор ГАПОУ СО «БПТТ им.Н.В. Грибанова» __________ Д.Н. Поперечнев «___» ______________2022 г. ПОЛОЖЕНИЕ o канцелярии Балаковского промышленно-транспортного транспортного техникума им. Н. В. Грибанова» г. Балаково 2022 г. ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат: 00ED7A38A3366A6C8BD1DC5C9D684CDC81 Владелец: Поперечнев Дмитрий Николаевич Действителен: с 06.07.2022 до 29.09.2023 2 1. Общие положения 1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением Государственного автономного профессионального образовательного учреждения Саратовской области «Балаковский промышленно-транспортный техникум им. Н.В. Грибанова» (далее – Техникум). 1.2. Настоящее Положение регламентирует деятельность канцелярии, определяет ее задачи, функции, права и обязанности. 1.3. В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами техникума, Трудовым Кодексом РФ, Уставом техникума, инструкцией по делопроизводству. 1.4. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией. Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью канцелярии, несет персональную ответственность за своевременной и качественное выполнение возложенных на канцелярию задач и функций; участвует в перспективном и текущем планировании деятельности канцелярии, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на канцелярию задач и функций. 1.5. В структуру канцелярии входит архив Техникума. 1.6. Условия труда работников канцелярии определяются трудовыми договорами, заключаемыми работниками, а также Правилами внутреннего распорядка и другими локальными нормативными актами. 1.7. Канцелярия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Техникума. 1.8. Организация и ликвидация канцелярии производится приказом директора Техникума. 1.9. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора Техникума. 1.10. Настоящее положение, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются приказом директором Техникума. 2. Цели и задачи канцелярии 2.1. Целью деятельности канцелярии является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению техникума. Для достижения указанной цели канцелярия решает следующие основные задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами в Техникуме; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив; - сокращение документооборота, унификация форм документов; - подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стан- 3 дартами и правилами; - контроль за прохождением и исполнением документов в техникуме; - разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учёт, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). 3. Функции канцелярии 3.1 Канцелярия в процессе реализации вышеперечисленных задач осуществляет следующие функции: 3.1.1. Осуществление приема, регистрации, обработки, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней). 3.1.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. 3.1.3. Обеспечение регистрации подлинников организационнораспорядительных документов (приказов и распоряжений директора Техникума по основной деятельности) и рассылка копий. 3.1.4. Осуществление подготовки документов канцелярии к сдаче в архив. 3.1.5. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами. 3.1.6. Обеспечение выполнение копирования и размножения служебных документов. 3.1.7. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 3.1.8. Заверка копий документов. 3.1.9. Обеспечение поиска и сбора необходимой локальной, нормативноправовой информации. 3.1.10. Выдача по запросам во временное пользование сотрудникам Техникума дел, находящихся в канцелярии. 3.1.11. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 4. Взаимоотношения. Связи Канцелярия взаимодействует: 4.1. Со структурными подразделениями Техникума по вопросам документационного обеспечения. 4.2. С юристконсультом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 4.3. С отделом кадров – по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами. 4.4. С административно-хозяйственным отделом – по вопросам материально- 4 технического обеспечения. 5. Основные функции заведующего канцелярией Заведующий канцелярией обязан: Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею. 5.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 5.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. 5.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства. 5.4. Обеспечивать копирование и размножение служебных документов. 5.5. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 5.6. Заверять копии документов. 5.7. Выдавать по запросам во временное пользование под расписку сотрудникам техникума дела, находящиеся в канцелярии. 5.8. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 5.9. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. 6. Права заведующего канцелярией Заведующий канцелярией вправе: 6.1. Вносить на рассмотрение директора Техникума и руководителей структурных подразделений Техникума предложения по улучшению деятельности канцелярии, форм и методов работы с документами. 6.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников Техникума надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в Техникума. 6.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил. 6.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии. 6.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. 6.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения. 6.7. Взаимодействовать: 5 с руководителями всех структурных подразделений Техникума - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов; - с юрисконсультом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; - с административно-хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и пр. - 7. Ответственность заведующего канцелярией Заведующий канцелярией несет ответственность: 7.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных в разделе 5 настоящего положения. 7.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации. 7.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим законодательством. 7.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, требований правил техники безопасности на рабочем месте, охраны труда и пожарной безопасности. 7.5. За разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника Техникума, а также третьих лиц. 6