Положение о канцелярии

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение
Саратовской области «Балаковский промышленно – транспортный техникум
им.Н.В. Грибанова»

СОГЛАСОВАНО
Председатель профкома
ГАПОУ СО «БПТТ
им.Н.В. Грибанова»
____________ Т.П. Тягунова
«___» ____________2022 г.

УТВЕРЖДАЮ
Директор ГАПОУ СО
«БПТТ им.Н.В. Грибанова»
__________ Д.Н. Поперечнев
«___» ______________2022 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
o канцелярии Балаковского промышленно-транспортного
транспортного техникума
им. Н. В. Грибанова»

г. Балаково
2022 г.

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат: 00ED7A38A3366A6C8BD1DC5C9D684CDC81
Владелец: Поперечнев Дмитрий Николаевич
Действителен: с 06.07.2022 до 29.09.2023

1. Общие положения
1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением Государственного автономного профессионального образовательного учреждения Саратовской области «Балаковский промышленно-транспортный техникум им. Н.В. Грибанова» (далее – Техникум).
1.2. Настоящее Положение регламентирует деятельность канцелярии, определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
1.3. В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области
делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами техникума, Трудовым Кодексом РФ, Уставом техникума, инструкцией по делопроизводству.
1.4. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией. Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью канцелярии, несет персональную ответственность за своевременной и качественное выполнение возложенных на канцелярию
задач и функций; участвует в перспективном и текущем планировании деятельности
канцелярии, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на канцелярию задач и функций.
1.5. В структуру канцелярии входит архив Техникума.
1.6. Условия труда работников канцелярии определяются трудовыми договорами, заключаемыми работниками, а также Правилами внутреннего распорядка и другими локальными нормативными актами.
1.7. Канцелярия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими
структурными подразделениями Техникума.
1.8. Организация и ликвидация канцелярии производится приказом директора
Техникума.
1.9. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее
производится приказом директора Техникума.
1.10. Настоящее положение, а также вносимые в него изменения и дополнения
утверждаются приказом директором Техникума.
2. Цели и задачи канцелярии
2.1. Целью деятельности канцелярии является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению техникума. Для достижения указанной цели канцелярия решает следующие основные задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами в Техникуме;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив;
- сокращение документооборота, унификация форм документов;
- подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стан-

дартами и правилами;
- контроль за прохождением и исполнением документов в техникуме;
- разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и
документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учёт, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
3. Функции канцелярии
3.1 Канцелярия в процессе реализации вышеперечисленных задач осуществляет следующие функции:
3.1.1. Осуществление приема, регистрации, обработки, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней).
3.1.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.1.3.
Обеспечение
регистрации
подлинников
организационнораспорядительных документов (приказов и распоряжений директора Техникума по
основной деятельности) и рассылка копий.
3.1.4. Осуществление подготовки документов канцелярии к сдаче в архив.
3.1.5. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами.
3.1.6. Обеспечение выполнение копирования и размножения служебных документов.
3.1.7. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
3.1.8. Заверка копий документов.
3.1.9. Обеспечение поиска и сбора необходимой локальной, нормативноправовой информации.
3.1.10. Выдача по запросам во временное пользование сотрудникам Техникума
дел, находящихся в канцелярии.
3.1.11. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с
документами, совершенствование автоматизированных информационных систем и
технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
4. Взаимоотношения. Связи
Канцелярия взаимодействует:
4.1. Со структурными подразделениями Техникума по вопросам документационного обеспечения.
4.2. С юристконсультом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой
документов.
4.3. С отделом кадров – по вопросам совершенствования стиля и методов работы с документами.
4.4. С административно-хозяйственным отделом – по вопросам материально-

технического обеспечения.
5. Основные функции заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией обязан:
Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.
5.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, ее доставку по назначению.
5.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
5.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
5.4. Обеспечивать копирование и размножение служебных документов.
5.5. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
5.6. Заверять копии документов.
5.7. Выдавать по запросам во временное пользование под расписку сотрудникам техникума дела, находящиеся в канцелярии.
5.8. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических
процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной
техники).
5.9. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению
деятельности канцелярии.
6. Права заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией вправе:
6.1. Вносить на рассмотрение директора Техникума и руководителей структурных подразделений Техникума предложения по улучшению деятельности канцелярии, форм и методов работы с документами.
6.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников Техникума надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в Техникума.
6.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае
нарушения установленных правил.
6.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных
подразделениях.
6.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии;
требовать своевременного и качественного их выполнения.
6.7. Взаимодействовать:

с руководителями всех структурных подразделений Техникума - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;
- с юрисконсультом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с административно-хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, канцтоварами и пр.
-

7. Ответственность заведующего канцелярией
Заведующий канцелярией несет ответственность:
7.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных в разделе 5 настоящего положения.
7.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации.
7.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим законодательством.
7.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, требований
правил техники безопасности на рабочем месте, охраны труда и пожарной безопасности.
7.5. За разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной в связи с исполнением им трудовых
обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника
Техникума, а также третьих лиц.